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    高校档案馆档案数字化解决方案

    一、档案数字化的意义

      随着大数据时代的来临,档案数量的逐年递增,在数以万计的传统档案库中想要准确而迅速地找出自己所需要的档案简直像大海捞针。而在科学与新技术更替日新月异的时期,档案数字化的建设也亟待更为广泛地推广。传统档案包含各种介质的档案,而数字化档案则通过利用新技术——如计算机、扫描技术等技术手段,把最初的那些档案资源转化为计算机网络中可以存储的、数字化、电子化的档案信息。再通过为其详细地编排目录、摘要、索引等方法管理电子档案,从而为档案查询、检索和利用提供数字化服务。它的整个操作流程主要在计算机网络上进行,最终可储备形成一个系统的档案信息库,以便能为人们及时提供信息,实现资源共享。

    二、档案数字化流程及细节

    1.资料移交

      首先要将资料从档案室移交到加工现场的临时库房。在转移之前,双方共同在资料室完成资料的逐册清点工作,并登记承接时间、总册数,并有双方负责人在清单上签字。清点交接工作必须认真仔细,逐笔核对,不允许出现任何差错。这些信息作为资料归还时检查的参考依据。本步骤完成后,将会形成《移交清单》。

    2.资料拆分

      资料的整理和拆分时,资料拆分人员按照《资料拆分工作说明书》的要求进行资料拆分工作,并填写移交清单(此移交清单是资料拆分人员和项目经理共同填写)签字后领取并进行资料拆分。

    3.资料扫描

      原件的扫描与存储格式完全按照国家档案管理的统一标准要求扫描。资料扫描设置专业岗位和补扫岗位;补扫岗位主要负责改正图像质检发现的问题。

    通过扫描,纸质资料数字化为电子资料。本步骤是资料数字化的核心和基础,直接影响对于纸质资料获取数字化信息的好坏。

      扫描过程对扫描后的文件质量影响主要参数是:扫描分辨率(DPI)、色彩(黑白、灰度、彩色)、存储格式(JPG、TIFF、PDF)、明暗度和对比度。

      按照技术指标,扫描时应根据资料纸张的质地,底色,薄厚程度,可拆或不可拆制定扫描方案,确保在扫描图像质量清晰的情况下,使原件完好无损。

    4.图像处理

      扫描后的原始图像需要进行优化处理,使得成品图像清晰、端正。根据扫描后的具体情况,图像要进行如下处理:图像旋转、校正还原,以符合阅读习惯;图像去原始信息外脏点、斑点去除,如去黑点、黑线、黑框、黑边等。处理过程中应遵循保持原貌的原则。

    5.插图页面处理

      资料中有插图的要在扫描时对扫描阀值做相应调整,如黑插图用灰度扫描不清楚时,应该用其他色彩扫描,在保持原始页面信息的同时使图像清晰可辩。

    6.图像质检

      图像质检设置岗位由项目经理兼任,负责每天抽检比例不低于图像处理总量的10%;

      图像质检也是对扫描工序的第二次校验(二校),主要对两方面的情况进行检查:

      图像数量:对处理的图像数量是否同原书数量一致、图像是否存在重扫、漏扫的情况。

      图像质量:对图像是否清晰、可阅读,是否字迹断连、字迹过深,是否达到扫描要求的分辨率。

    7.资料装订还原

      资料图像成品检查合格后,移交客户前需要装订还原,根据原稿拆分时的情况按照骑马钉、斜钉、书式塑料装订等方式装订还原。

    8.图像与索引挂接

      文本域录入和扫描处理检验后的图像成品,按年度进行文字图像与系统的挂接,挂接到档案管理系统中后,进行再次的成品验收,对各种使用习惯逐页进行检验,验收合格后移交验收小组验收。

    8.数据移交

      通过网络传输或硬盘方式移交成品数据。成品数据包括:单层PDF文件、TIFF图像、《备注说明》(原书出现残缺、重页、水淹、火烧、图像不清、空白页、插页、插图,提交数据的总数与原书的总数不一致等情况)文档。

    9.档案数字化加工流程


    三、档案数字化外包服务

      档案扫描的环节工作量是非常大的,因此,如果用户文档资料量很大,没有足够的人力和时间对档案进行扫描,那可以采用外包扫描服务的形式;

      外包扫描服务就是用我们的专业人员、扫描仪、光盘制作终端,到用户现场进行文档扫描加工、档案索引建立、档案目录录入、存储备份等全套工作,作业结束后将资料用光盘制作终端制作成光盘,并把机器中数据删除,保证资料安全性;外包扫描服务,可以使用户在尽量短的时间内,享受到数字化档案管理带来的方便快捷,而您又不必担心数据的准确性和作业质量,因为专业的扫描加工队伍有着严格的流程管理和丰富的文档扫描经验;




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