档案收集的基本要求是：

科学组织、信息完整、结构优化、标准控制。

档案收集工作要加强档案馆（室）外档案资源的形成、分布和管理情况的调查，有计划地组织和安排好档案的移交和接收工作。档案室应了解掌握本单位的基本职能和工作活动情况，明确归档范围，制定科学的可操作性的归档制度，有序开展各类档案的移交接收工作。档案馆应从本馆的性质和职责范围出发，调研应接收范围内的机关、团体、企事业单位、其他组织以及个人的职能，形成档案的内容、种类和价值，以及现存档案的数量、整理和保管情况等，科学地确定应移交档案的单位并编制进馆全宗名册。进馆全宗名册确定之后，还要进一步深入调研，通过分析、论证，分清轻重缓急，制定科学的进馆序列，并统筹安排好进馆档案的范围、时间和数量。

保证归档和进馆档案信息的完整性是档案收集工作必须坚持的核心要求。所谓信息完整，就档案室而言，是指归档的文件材料能够全面、真实地反映本单位的主要职能活动和基本历史面貌；就档案馆而言，是指凡属接收范围内的所有立档单位形成的具有长久保存价值的档案能够全部接收进馆。各机关单位应认真执行国家档案局有关文件材料归档范围的规定，将归档工作纳入文书部门与业务部门的职责范围和有关人员的岗位责任制，加强检查和考核，从组织和制度上保证档案的完整齐全。档案馆在接收档案时，除检查进馆档案的质量和完整性外，还应对未进馆的档案进行检查，如发现因保管期限划分不准确而造成应进馆的档案未进馆的差错，应及时予以纠正。

档案馆（室）藏档案资源结构优化是档案收集工作的重要目标。判断档案馆（室）藏档案资源结构优劣的主要标准有两条：

一是馆（室）藏档案门类是否齐全；

二是馆（室）藏档案是否具有可用性。

从档案室的角度看，关键是要按照集中统一管理的原则，将本单位形成的各种门类和载体的文件材料全部归档，避免档案的缺失。从档案馆的角度看，结构优化首先体现在进馆单位的选择上，除党政机关、人民团体等一级单位外，在企事业单位、行政村、其他社会组织等二、三级进馆单位的选择上要体现典型性、代表性和地方特色；其次进馆全宗的档案门类要齐全，特别要注意加强对反映该单位主要职能活动的业务档案和关系人民群众利益的专门档案的接收；最后档案馆要加强对特殊载体档案的收集,照片、音像、实物档案和电子文件都应纳入进馆范围。

所谓标准控制，就是通过标准化管理的手段来保证进馆（室）档案的质量。标准化是现代化的基础，在档案收集工作中推行标准化，是档案管理现代化的必然要求。如果档案馆（室）接收的档案不符合标准规范的要求，将会给档案工作的科学管理和现代化建设增添麻烦。档案馆（室）应根据国家相关标准规范，结合实际，制定本馆（室）接收档案的标准。档案馆（室）在接收档案时，应严格按照进馆（室）档案的标准进行验收，凡不符合标准要求的，应退回移交单位或部门重新整理。