知识管理背景下企业档案管理模式分析

作者:admin     发布时间:2023-04-06 16:02:32

知识管理背景下企业档案管理模式分

     企业档案是企业发展中的一种重要资源,准确记录了企业人事活动、财务活动、管理活动等内容。做好档案管理工作,既能为企业发展提供完整、详实、准确的数据信息,又能真实反映企业的发展历程。新时期,知识管理已经成为企业管理的重要手段,有利于促进管理工作向科学化、规范化和标准化发展。档案管理作为企业管理的关键内容,也应与时俱进,不断与知识管理融合,在保证档案资源完整、安全的同时,有效提高档案资源利用率。这也是企业增强核心竞争力、实现可持续发展目标的必然要求。

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知识管理与档案管理的共性

     企业档案管理工作主要通过收集、整理各类信息资源,为企业增强核心竞争力、抢夺市场先机、提高经济效益奠定基础,因而具有复杂性的特点。而知识管理则是将知识作为企业发展的重要资源,即通过知识共享、知识运用推动企业稳定进步。知识管理和档案管理存在诸多相似之处,均是以调动人的主观能动性为主,同时突出创新在企业发展中的重要性[1]。另外,二者的管理对象有所重合,管理目的基本相同,管理流程高度相似,管理手段互相通用。

1.对象重叠                                                                企业档案管理的主要对象是以纸质载体或电子形式存在的各种文件和资料。企业知识管理的主要对象则是企业经营发展中产生的各种知识和信息,包括各类文件和资料。可见,档案管理和知识管理在管理对象方面有所重叠,这使得二者在管理工作开展过程中存在密切联系。只有二者相辅相成,才能全面提高管理效率和质量。                                               2.目的相同                                                               企业档案管理的主要目标是保证各类文件和资料安全、完整,在此基础上进行共享,为企业活动开展提供准确无误的信息资源,从而全面提高档案资源利用率,为企业健康发展助力。企业知识管理的主要目标是充分体现知识的价值和作用,为服务对象开展工作提供保障,使知识能够得到有效运用。可以看出,企业档案管理和知识管理均是为企业服务对象提供信息资源和各类服务,以此满足服务对象的使用需求。需要注意的是,二者的服务范围有差异。                                  3.流程相似                                              

     新时期背景下,我国大部分企业都认识到档案管理工作的重要性,并积极引入各种先进技术创新档案管理模式,基本实现了档案管理全过程监督、一体化管理等目标,这也使得档案管理流程越来越简便[2]。而企业知识管理主要涵盖知识整合、知识传输、知识应用、知识创新等多个方面,其管理工作开展工序与档案管理流程高度相似,且均以信息化管理为主。        4.手段类似

     正是因为企业的档案管理和知识管理在管理对象、管理目标、管理流程等方面高度相似,所以管理方法也互相通用。其中,知识管理主要依托于各种先进技术,如信息技术、互联网技术等,基本满足数字化、智能化管理需求。而档案管理工作也切实转变了传统手工管理模式,大部分管理活动都能够由信息化系统自动化完成,促进技术与档案管理工作的融合程度不断加深。可以看出,目前知识管理和档案管理都朝着信息化、智能化方向迈进。

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现阶段传统企业档案管理模式面临的挑战

1.企业档案机构的地位每况愈下

     众所周知,企业发展主要以获取最大化经济效益为目标,而档案管理工作作为企业管理工作的一个分支,并不能为企业创造直接的经济效益,使得很多企业领导忽视档案管理的重要性,进而管理效果不甚理想[3]。具体来说,当前很多企业为了尽可能节约人力成本,在档案管理人员招聘方面降低要求,导致很多非专业人员从事档案管理工作。由于他们不了解工作流程和规章制度,工作效果大打折扣。尤其是,相对于其他岗位而言,企业的档案管理岗位薪资待遇较低,工作量较大、工作流程较多,很多管理人员将档案管理工作作为晋升其他岗位的跳板,使得企业管理人才严重流失,严重阻碍管理工作有序进行。再有,档案管理工作离不开各种保管设施的支撑,包括档案柜、消防栓等。但部分企业重视程度不足,投入资金有限,导致保管设施不健全,无法充分满足档案管理要求,使得很多档案受损、丢失。除此之外,经费不足也是企业档案管理目前面临的一大问题,严重影响档案管理工作有条不紊进行。

2.企业档案管理信息化发展不完善

     新时期,科学技术发展迅速,信息化建设已经成为大势所趋。虽然当前大部分企业都认识到了信息化建设的重要性,但普遍将重点放在财务、业务等方面。反观档案管理工作,依然存在信息化水平较低的问题。虽然传统人工管理方法在长时间发展过程中逐渐趋于成熟,已经形成了较为健全的工作体系和工作流程,但结合实践来看,传统管理方法在电子档案管理方面显得十分吃力[4]。尤其在新时期,企业档案资源不断增加,管理难度越来越高,如果一味沿用传统管理方法,不积极寻求改变,不仅会增加管理人员工作强度,还无法充分满足信息时代发展要求。而且,传统人工管理方式容易受管理人员个人情绪、态度等因素的影响发生问题,不利于保证管理效果,无法充分发挥档案资源的作用和功能。

3.企业档案信息缺乏系统化的管理
     近年来,企业面临的市场竞争压力不断增加。为了增强自身核心竞争力,很多企业选择重组或与其他企业合并的方式扩大规模。这使得企业产生的很多档案资源分散到各个部门,为档案一体化、集中化管理带来巨大困难。由于企业大规模的重组或合并,一些企业档案材料分散于各个部门内及相关成员手中,较为零散,难以实现档案信息的整合,且有的企业档案管理工作缺乏系统化标准,出现档案丢失、损毁等问题,难以适应企业的长期发展需求。众所周知,企业中的档案资源并非一成不变,而是基于企业经营、人员变动等实际情况不断变化,如果档案管理人员无法第一时间收集、整理档案信息,不仅会影响工作质量和效率,还会造成各种工作失误,影响企业决策的科学性,严重的甚至为企业带来巨大损失。另外,企业中的很多档案资源具有私密性,需要在管理方面保证其绝对安全,一旦出现档案资源被盗事件,将会为企业健康发展带来严重隐患。

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知识管理背景下完善企业档案管理模式的重要性



改善当前弊端

     正如上文所说,在市场竞争压力不断增加的时代背景下,虽然当前大部分企业都认识到改革、创新的重要性,但普遍从财务、业务等方面下手,而对于档案管理工作,依然存在诸多漏洞和弊端需要改进。部分企业领导没有给予档案管理工作相应的重视,导致管理人员思想受到误导,并严重丧失工作积极性,甚至将档案管理作为一项形式化工作,认为档案管理在企业发展中可有可无。这一问题在以信息科技为主的企业中尤为常见。还有部分企业为了降低人力、物力、财力的消耗,缩减档案管理人数,使得档案管理工作时常存在一人身兼多职的现象,无法充分保证管理效果。对此,需要企业合理引入各种先进技术,树立知识管理理念,将信息技术与档案管理模式深度融合,在保证档案资源完整、健全的同时,全面提高档案资源利用率,为企业决策提供准确依据。如此,既能够克服传统档案管理存在的问题,又能够为企业发展奠定良好基础[5]。现阶段,我国档案管理工作正在向智能化、数字化趋势发展,网络管理已经成为档案管理改革、创新的必然发展趋势。相对于人工管理而言,网络管理的优势在于精准性更高、时效性更强。       当前,知识管理在企业管理中广为流行,但由于知识管理在我国起步较晚,很多企业依然持观望态度,没有将知识管理与档案管理相融合。实际上,二者在实践方面存在诸多共性,企业不需要选择一个、放弃一个,只需做好协调和配合工作,即可全面提高管理水平。事实上,档案管理工作在企业管理工作中属于基础性工作,具备较为健全的管理体系和管理机制,因此在引入知识管理概念方面相对便捷。结合实践来看,在知识管理背景下开展档案管理工作,能够充分突出针对性特点,有利于提高档案管理综合水平,从而为企业健康发展助力。

实现共同发展
     企业在以往档案管理过程中,普遍将重点放在关键文件保存、管理等方面,没有给予档案资源有效利用相应的重视。这种管理方式虽然能够在一定程度上保证档案资源的健全性和安全性,但与管理工作的核心和价值有所偏离,没有充分体现档案资源的功能和作用。而引入知识管理理念,能够最大程度提高企业档案资源利用率,同时可以对各种档案资源进行整合,构建健全、完整的知识框架。由此可见,将档案管理与知识管理相融合,能够为企业各项工作有序推进奠定良好基础,一方面促进档案管理和知识管理共同发展,另一方面使二者在形成合力基础上推动企业不断进步。

知识管理背景下企业档案管理模式的建立措施

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更新传统观念

     实际上,知识管理背景下的档案管理工作与企业传统档案管理工作相比,最大的差别在于管理人员的管理方式和认知理念。所以,要想有效提高管理水平,需要管理人员及时转变管理理念。但受传统管理模式影响,很多管理人员对档案管理工作形成了固定的认知和认识,短时间内很难创新和改革管理观念,这也在一定程度上影响了档案管理质量和效率。对此,企业领导需要提高档案管理重视程度。众所周知,领导是一个企业的核心人物,发挥组织和引导作用。只有领导提高认识,才能够使管理人员引起重视。所以,企业领导必须要带头更新档案管理理念,逐步转变管理人员的固有认知。在工作实践中,档案管理人员需要在做好档案资源保存、管理工作的基础上,全面提高档案资源利用率,并围绕知识管理理念对档案资源进行整合,使档案管理工作能够有条不紊进行。

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信息化手段完善

     随着经济迅速发展、科技不断进步,越来越多信息化产物应运而生,其中就包括知识管理概念。就企业发展趋势来看,引入知识管理已经成为必然趋势。所谓知识管理,就是将企业各种独立的文件、资料进行整合、处理,在保证完整性和时效性的基础上,全面提高文件和资料的利用率,从而为企业管理工作的开展提供依据。知识管理背景下,企业档案管理工作面临改革创新需求,必须积极引入各种信息化、网络化手段,全面提高管理水平[6],并在不断优化和完善中形成科学、合理的档案管理模式。如此,既能够提高档案管理效率和质量,也能够实现档案资源的最大化价值,同时还可以减轻管理人员工作强度,有利于降低人力成本,同时规避人为因素造成的失误。

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建立制度体系

     传统档案管理模式已经无法充分满足新时期企业发展要求,这也意味着以往制定的档案管理制度也不再适用。对制度进行查漏补缺,是保证档案管理工作有效实施的重要条件,这需要企业在制度建设过程中,围绕知识管理概念创新制度体系,确保档案管理工作在知识管理背景下,能够全方位、多角度得到制度保障,从而为企业档案资源有效利用奠定基础,充分发挥档案管理工作在企业发展中的重要性,争取为企业创造最大化价值。另外,基于知识管理构建制度体系,能够突出管理对象的独立性,使原本单一的文件管理逐步转变为现代化信息管理,进一步突出档案管理工作的科学性和规范性,使工作的开展更好地顺应时代发展步伐。除此之外,建立制度体系还要做好档案管理工作各环节、各流程的衔接工作。

     综上所述,随着社会经济飞速发展,社会制度不断改革,企业面临的发展压力也随之增加。想更好地适应新时期发展环境,就要不断创新和改革企业档案管理模式。尤其在知识管理背景下,企业档案资源的重要性日渐突出,已经成为企业经营、发展的重要资源。将知识管理与档案管理深度融合,有利于为企业决策提供准确依据。但档案管理工作不会为企业带来直接经济效益,反而要耗费一定人力、物力、财力,导致很多企业档案管理效果不甚理想,无法充分发挥档案管理的作用,达不到知识管理的目标。对此,需要企业突破传统档案管理比例,改进以往管理模式存在的不足和弊端,并通过建立信息化档案管理模式,全面提高管理效率和质量,在保证档案资源安全性和完整性的基础上,有效提高档案资源利用率,开拓档案管理与知识管理融合发展的新局面,为企业经营发展、增强核心竞争力奠定良好基础。

【参考文献】

[1]叶丽娟.知识管理背景下的企业档案管理分析[J].城建档案,2019(5):80-81.

[2]闫蕊芳.知识管理背景下的企业档案管理模式研究[J].科技创新导报,2018,15(35):139-141.

[3]范海斌.知识管理背景下的企业档案管理模式研究[J].科技风,2018(27):244+248.

[4]黄丽.知识管理背景下企业档案管理信息化建设研究[J].办公室业务,2018(13):52.

[5]缪荣喜.知识管理背景下企业档案管理模式研究[J].中小企业管理与科技(上旬刊),2017(11):25-26.

[6]李珊.知识管理背景下企业档案管理模式[J].办公室务,2017(14):117.


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