基本设置是对档案管理的基本参数进行设置，明确档案管理系统的使用单位、各人员权限、档案类型、库房位置、保管期限等情况，是档案管理系统开展日常业务工作的前提。基本设置一般由单位主管、档案工作负责人及相关领导共同确定(普通工作人员不涉及)，在单位引进档案管理系统时进行，具体通过系统的系统设置和基础信息两大模块实现。系统设置和基础信息两大模块的使用。

档案业务工作的第一步就是档案的收集与整理，反映在档案管理系统中就是档案导入工作。

档案导入工作，对于纸质档案而言，是指档案卷宗信息的导入，通过档案收集模块的档案导入即可实现。如果纸质档案经过数字化，有具体的档案内容文件，则同电子档案的导入工作相同。

电子档案的导入，首先仍然是档案卷宗信息的导入。通过档案收集模块的档案导入界面下载模板，根据模板录入档案的卷宗信息(包括卷内目录)，然后导入系统中，形成相应的档案信息。其次是档案全文的导入。通过档案收集中的文件导入，将档案的全文文件导入系统，并与相应的档案卷宗对应。

在档案导入和文件导入后，如果发现有漏上传文件的或者缺失信息的档案，可通过“档案收集模块”中的档案新增和档案编辑进行补充处理。

档案公布是指档案保管期限到期后，经过档案负责人鉴定，对可以公开的档案进行公开。档案公布，通过“档案收集模块”中的档案发布功能来实现公布。

档案入库是指将已经导入系统的档案存放进库房，这主要针对的是有纸质载体的档案。因为现在很多地方实行的是纸质与电子的双套制，即既有电子档案、又有对应的纸质载体，所以除了纯纸质档案外，许多电子档案也有对应的纸质部分。档案入库针对的就是纯纸质档案和电子档案的纸质部分。

档案入库的操作通过档案存储的档案入库页面实现。在待入库列表上，勾选要入库的档案，点击“分配库位”，选择要存放的库房、库位，点击“确认”即可。当然在档案系统内完成入库的同时，必须将对应的纸质档案存放到相应的库房、库位中。

在档案公布后，单位如有查看档案的需要，可通过档案借阅对已公布的档案进行借阅。档案借阅既可借阅纸质档案，又可借阅电子档案。档案借阅的实现，主要通过系统的“档案借阅”模块，在档案借阅的全文检索中查询到需借阅的档案后，直接点击借阅申请进行借阅，也可添加进档案车后再行借阅申请。

档案销毁是指保管期限到期后，经过档案负责人鉴定，对需要销毁的档案进行销毁。档案销毁，首先是确定需要销毁的档案，然后进行销毁，在档案管理系统内对档案进行销毁的同时，也要将相应的纸质部分进行处理，可派专人登记销毁。

档案利用是指对档案的利用情况的查看，通过系统的“档案存储模块”中的“库房利用率和档案利用率”，即可查看单位对档案的利用情况。