档案统计是指运用一系列的统计技术和方法，通过表册和数字的形式描述和作报告分析档案工作中的各种现象、状态和趋势的工作过程。它是了解、认识和掌握档案工作总体情况的重要手段。保证统计资料的准确性、及时性和科学性是档案统计工作的基本要求。

档案统计工作主要包括档案的基本登记和综合统计两部分。从统计对象来看，档案统计工作可分为两个方面：一是对档案实体及管理状况的统计；二是对档案事业组织与管理状况的统计。

档案统计工作的基本阶段包括三个步骤，即档案统计调查、档案统计整理和档案统计分析。

（一）档案统计调查

档案统计调查的基本形式有统计表报和专门调查两种。统计表报是各级档案行政管理部门和档案馆(室)按照统一的规定自下而上地向同级和上级档案行政管理部门定期报送的统计材料。统计表报往往带有专业性和强制性。

作为统计表报的补充，专门调查是为了认识和解决某一专门问题而临时组织的调查,其目的是用以反映某一事物在一定时间内的发展水平和状态,所以往往采用的是一次性调查形式，一般可以分为普遍调查和抽样调查两种类型。

(二)档案统计整理

档案统计整理是档案统计工作的第二阶段，它是对经统计调查所获取的原始数据进行加工汇总等综合处理，使之规范化、系统化的工作。档案统计整理的具体方法有两种:统计分组和统计表。

统计分组是档案统计整理中的一个重要方法，是对统计对象和有关数据按某种特征或标准进行分类，然后将各组内的统计对象和数据进行排列、汇总，从而说明各类现象的质的特征与发展规律。

统计表就是把档案统计调查得来的原始数据进行汇总时的一种工具和表述方式。

(三)档案统计分析

统计分析是档案统计工作的最后阶段。通过对各级档案部门的工作进行分析和比较，可以更好地了解和掌握档案工作的规模、水平和发展趋势，从而充分发挥档案在国家经济社会发展中的作用。

档案统计分析主要有对比分析、静态分析、动态分析与综合分析等方法，其他还有相关分析、因素分析、专题分析与系统分析等。各单位可以根据统计工作的任务和目标选用合适的统计方法。

为了准确地掌握全国档案事业的基本情况，以便对全国档案事业实行科学管理,国家档案局于1983年建立全国档案事业统计年报制度，该制度已纳入国民经济和社会发展计划的统计中。全国各级各类档案部门须按照年报制度要求，依法认真贯彻执行。