ICA设立国际档案日主要有两点原因。一是ICA为了推动社会公众认识档案和关注档案事业。档案是人类文化遗产和信息资源的组成部分，是人类经济、政治和社会发展的有效见证。但在现实生活中，社会公众对档案的认知不多，常常把档案馆与图书馆混淆。社会公众对档案了解不充分，不太关注档案事业，都在一定程度上妨碍了档案事业的发展。二是ICA为了加强自身宣传，增强档案专业及档案专业组织的国际影响。ICA选择自身的成立日作为国际档案日，既可纪念自身的成立时间，又能让这一特定时间具有更重要的标识意义和更普遍的国际影响。

可见，ICA设立国际档案日的初衷是向社会宣传档案，增强公众的档案意识，激发公众利用档案的兴趣，最终促进档案事业的发展和社会对档案专业的认同。

ICA明确提出设立国际档案日的目标包括五点：

（1）通过宣传教育，提升社会公众的档案意识，让其了解档案对个人切身利益和社会的长远价值。

（2）档案高级决策者通过制订档案政策，更大程度地发挥档案在社会良治以及和谐发展中的作用。

（3）教育公共部门和私人机构，让其认识到档案长期保管和有效利用的必要性。

（4）着重宣传特色档案、重要档案和孤本档案。

（5）借助展览使文件和档案的表达形式更直观，增强可视化效果。

设立“国际档案日”的意义表现在很多方面。既能推动各国档案事业的发展，也能使各国执政者相信有效的档案保管是优化政府管理、提高执政透明度、明确责任的前提，还能帮助公众了解档案保管是积累国家和社会记忆的重要手段，促进他们广泛利用档案。此外，设立国际档案日有助于档案馆、档案人员乃至档案专业树立良好的公众形象。对于那些没有设立“国家档案日”的国家来说，国际档案日可为其提供开展档案宣传和增强社会档案意识的契机；而对那些已经有“国家档案日”的国家来说，国际档案日也能为其创造强化档案宣传和不断促进档案事业发展的更多机会。

档案是指过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

我国的档案有着悠久的历史，但“档案”一词的称谓，则是较晚才出现。档案在商代称为“册”，周代称为“中”，秦代称为“典籍”，汉魏以后称为“文书”“文案”，唐宋以后称为“文卷”“案卷”“案牍”，清代称为“档子”“档案”。

概括地讲，档案的作用有两个方面，一是凭证作用；二是参考作用。对于一个具体单位或个人，档案的作用体现在以下方面：

1.档案是一个单位或个人历史的真实、全面的反映。

2.档案是一个单位或个人维护自身权益的重要工具。

3.档案是一个单位规范管理的基础。

4.档案是我们积累和传播知识重要载体。

5.档案是一个单位或个人建立信用，在社会活动、生产经营等方面建立和利用信用体系，获得发展最有力的工具。